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    水热釜编写标准(规程、规范)需要关注的几个问题
    发布者:本站 发布时间:5/25/2016 10:30:14 AM 阅读:503次

    在标准(规程、规范)的编写和使用中,人们常常不注意标准中要素的基本要求及其表述上的区别,甚至在一些标准编写“导则”、“规则”、“指南”中也是含混不清,时有差错。本文试图表述目次和目录的区别,前言和引言的区别,引用文件和参考文献的区别,规范性附录和资料性附录的区别,以及助动词“应”和“宜”的区别,旨在引起人们的关注,并在实践中得到统一认识、规范操作,以促进标准(规程、规范)文本质量的提高和使用标准有效性的提高。


    一、“目次”和“目录”的区别

    1.“目次”和“目录”的区别

    水热釜在英语中目次为“tables of contents”、目录为“catalogue”,两者的概念和含义是不同的,因而也是不能通用的。但在使用中,过去习惯上并未区分清楚,常常混淆。目前,在《标准文献主题词表》中已对目次和目录作了严格区分。目次是指书刊文献(GB/T7713;GB/T13417)

    正文前所载的章节索引;目录则是“图书目录”的简称,常用于馆藏,指导阅读和检索图书、标准、规范等的一种工具。由此看出,标准文本中宜使用“目次”,而不用“目录”。

    2.设置目次的目的和作用

    由于目次具有显示标准的结构框架、主要层次和内容、引导阅读、方便检索等功能,因此,目次成了不同于索引的另一个检索标准内容的方便途径。它可以一目了然地展示标准的基本单元层次、结构和内容,表明标准涉及的范围,以及各部分内容之间的联系,从而帮助使用者尽快查到所要查找内容的页码,提高了标准的适用性。

    3.目次的编排

    在标准的结构要素中,目次是资料性概述要素之一,并且是一个可选要素。一般认为标准文本层次复杂、页码较多(如大于15页)时,宜编写目次。

    目次常由要素的编号、标题及所在页码构成,编号一律左对齐,顶格排,编号与标题之间空一个字的间隙,标题与页码之间用“……”连接,页码不加括号右对齐,目次所列内容回行时顶排。目次所在页应用正体罗马数字编页码,与前言、引言连号。


    二、“前言”和“引言”的区别

    在标准(规程、规范)中根据实际情况会有前言和引言的内容。但在实施中常将二者混淆,不仅在内容上混淆,而且有些“编写规则”本身就未分清“前言”和“引言”的区别。

    1.前言

    水热合成反应釜前言是资料性概述要素,但它是一个必备要素,也就是说,一项标准可以没引言,但应有前言。前言的内容是回答“怎么样”的问题,如标准结构怎么样(需要时),编制依据起草规则怎么样;同其他标准(含代替标准)的关系怎么样;与国际文件、国外文件的关系怎么样;有关专利的说明及标准提示的信息、归口信息、起草单位和起草人等。由于前言是资料性概述要素,因此前言中不应包含要求及推荐性条款,也不应包含“范围”的内容;不必阐述编制该标准的意义、编制过程、介绍技术内容或配合使用的文件。

    前言不编号,用“前言”作标题,前言应位于目次之后,引言之前。

    2.引言

    引言也是资料性概述要素,它与前言不同,是可选要素。引言的作用主要是陈述与“为什么”有关的问题,说明与本文件相关的问题。如:为什么要制定该标准,即制、修订标准的原因、目的和意义;有关标准技术内容的特殊信息及说明。由于引言是资料性概述要素,因而在引言中不应包含“要求”,也不应包含“范围”内容,也就是说引言中既不要用助动词“应”怎么样;

    也不要用“本标准规定了……”或“本标准适用于……”等叙述。

    引言不应编号,但应以“引言”作标题,并置于前言之后,或者置于正文之前。

    三、“引用文件”和“参考文献”的区别

    1.“规范性引用”和“资料性引用”的区别

    所谓“规范性引用”是指标准中引用了某文件或文件的条款后,这些文件或其中的条款即构成了标准整体不可分割的组成部分,也就是说,被引用的内容与标准文本中的规范性要素具有同等效力、同等地位。使用标准时,既要遵守标本身的规范性内容,又要遵守规范性引用文

    件的内容;既要具备标准文本,又要具备规范性引用标准的相应文本。同时应在“规范性引用文件”一章中列出清单。在标准文本中,规范性引用文件既然是标准内容不可缺少的组成部分,因此,常又表述为“……应符合……的规定;……应按照……的要求。”所谓“资料性引用”是指标准中引用或涉及某文件后,这些文件中的内容并不构成引用文件的标准中的规范性内容。使用标准时,并不需要遵守所引用文件中提及的内容,提及的目的只是提供一些参考文献或者资料。根据需要,可将资料性引用文件列入“参考文献”中。资料性引用常常表述为:“……参见……的内容”;“……给出了进一步的说明”。

    2.“规范性引用文件”和“参考文献”的区别

    规范性引用文件是规范性一般要素,也是一个可选要素。
    规范性引用文件应具备两个条件:一是在标准条款中被引用;二是被规范性引用了。也就是GB/T1.1-2009引导语中所述:“下列文件对于本文件的应用是必不可少的。”因为被引用的文件是标准本身的一个组成部分。
    为什么使用“引用文件”而不用“引用标准”呢?因为引用的可能是“标准”,也有可能是标准以外适宜的文件。


    “参考文献”是资料性补充要素,并且是一个可选要素。

    编制参考文献的目的是为了让使用者便于查询,了解标准中所提及资料性引用文件,或者说明标准编制过程中所参考文献遵循的规则等。

    参考文献中的资料性引用文件包括:标准条文中提及但不是规范性引用的文件;标准条文中的注图注、表注中提及的文件;标准中资料性附录提及的文件;标准中的示例所提及的文件;“术语和定义”一章中在定义的方括号中指明其出处的文件;摘抄形式引用时,在方括号中指

    明出处的文件等。

    3.“注日期引用”和“不注日期引用”的区别

    在GB/T1.1-2009中给出了一段固定引导语:“下列文件对于本文件的应用是必不可少的,凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有修改本)适用于本文件。”虽然此引导语已讲得很清楚了,但在实践中并没有引起编写者与使用者的重视。引导语是对引用文件的原则、作用和方式的重要提示,不仅要处理好引用件技术的协调性、内容的完整性,还要正确

    处理好引用文件版本的有效性。

    4.其他相关问题

    (1)“引用文件”的目的意义

    在制定标准时,常常会引用已经制定的适合于本标准的文件条款或整体引用:这是国内外标准界在制定标准时用的科学而简便的编写方法。其目的一是为保证标准间的技术内容协调一致;二是有利于标准的贯彻和标准系统功能的充分发挥;三是为了简化标准的编写工作,减少不必要的加工修改工作,避免重复抄写被引用标准时引起的不必要的差错;四是避免标准篇幅过大、结构零乱等。

    (2)“引用文件”编排顺序

    引用文件编排的顺序原则是先排国家标准(含国家标准指导性技术文件GB/Z、国家计量检定规程JJG、国家计量技术规范JJF)、行业标准、地方标准,后排国内文件,再排国际标准,最后排国际文件。国家标准按顺序号排,行业标准或地方标准(只限本地方标准)按其代号的汉语拼音字母顺序和标准顺序号排;国际标准按其标准代号拉丁字母和(或)阿拉伯数字顺序排列。


    引用文件均左起空两个字起排,回行顶格排。标准代号和顺序号空半个字间隙,标准编号和标准名称之间空一个字间隙,标准名称不加书名号和其他标点符号。引用其他非标准文件时,其文件名称加书名号,发布机关、发布日期、文号每项内容之间空一个字间隙。发布日期一律用4位数。


    具体排列顺序如下(供参考):

    ①国家标准;②行业标准;③地方标准(仅适用于该地方标准的编写);④国内有关文件;⑤国际标准(含ISO、ISO/IEC、IEC、OIML、BIML);⑥ISO、IEC有关文件;⑦其他国际标准或文件。


    (3)引用文件中的范围

    高压消解罐引用文件原则上首选国家标准、行业标准和国际标准;国内文件应具有广泛的可接受性和权威性,并且能够公开获得。在一些特定情况下,可选用由ISO、IEC、BIML发布的国际文件,如技术规范(TS)、可公开获得的规范(PAS)、技术报(TR)、指南等。
    不宜作为引用文件的有:法律、行政法规、规章和其他政策性文件;在合同中引用的管理、制造和过程类文件;含有专利性质的文件。


    四、规范性附录和资料性附录的区别

    附录是标准层次的表现形式之一。在编写标准(规范、规程)时,为使标准的条文叙述具有较强的逻辑性、科学性和简明性,使标准文本结构合理、章节清晰、层次分明、一目了然、内容完整、主题突出、表述规范、用语严谨,标准中常采用附录的形式进一步确切、完整、深入地表达某一主题。或者进一步提供一些附加信息、参考资料,以便于理解和使用标准。附录本身是“可选要素”,在标准中将附录分为“规范性附录”和“资料性附录”。

    1.规范性附录

    “规范性附录”是标准的“技术要素”(术语和定义,符号、代号和缩略语,要求及规范性附录等有关内容)的进一步补充、细化和附加。虽然给出的是标准正文的附加或补充条款,但它是标准条文不可分割的一部分内容,并由此构成完整、全面的标准条文内容。因此,在GB/T1.1-1993中称作“标准的附录”,而GB/T1.1-2000(2009)称之为“规范性附录”。

    2.资料性附录

    “资料性附录”是标准的“补充要素”(资料性附录、参考文献、索引等)之一。它不是标准的条文所要求的,仅是给出一般的附加信息,提供一些参考资料,以此辅助理解和使用标准。例如正确使用标准的示例;提供资料信息;与国际标准的技术差异或结构变化情况。它不属于标准正文的内容。这一点与“规范性附录”有质的区别。因此,在GB/T1.1-2000(2009)中称之为“资料性附录”。


    3.附录性质在标准中的标明

    (1)附录的编号按其在标准中出现的先后顺序编号,应用大写拉丁字母A开始编号,如附录A、附B。每个附录应设标题,以标明附录的主题内容,并与条文中所表达和提及的内容相一致。在附录编号下应带圆括号标明附录的性质。


    (2)附录的性质也可通过条文提及措辞方式,如“按附录B中试验方法进行试验”、“遵守附录C的规定”等。也可在前言中陈述附录的性质,在目次中标明附录的性质。


    五、助动词“应”和“宜”的区别

    1.标准条款中常见的助动词标准条款中,常见条款类型有“要求型”、“推荐型”和“陈述型”等。而最常见的各类条款使用的助动词及其等效表达如表1所示。

     

    <CTSM>表1最常见的各类条款使用的助动词及其等效表达</CTSM>

    2.使用助动词需要说明的几点

    (1)“应”和“宜”不要混淆

    在标准(规程、规范)中如果要表述要求的条款(如技术性能要求),只有使用者严格遵守这些要求才能看作符合标准要求,则使用助动词“应”或“不应”,常见于强制性标准或检定规程中。而“宜”、“不宜”则用于表达几种可能性中推荐特别适合的一种,或者推荐某一步骤、某一方面是首选,但并不排除其他,因此常用于推荐型条款中。如推荐性标准、计量校准方法(规范)中的推荐性指标,使用助动词“宜”、“不宜”较为合适。但当对这些推荐性指标作了符合性声明时,即转化为要求性指标。

    (2)“应”和“必须”要加以区分

    “应”(shall)是出自标准的自身要求,而“必须”(must)则带有客观(法定责任)加强的含义,了避免标准的要求和客观的法定责任相混淆,一般不要用“必须”来强调标准的要求。

    (3)标准中一些特定要素中助动词的使用说明
    标准中的前言、引言都是资料性概述要素,不包含要求型条款,因此不应含有“应”、“不应”及其等效的表述。范围、术语和定义也没有要求型条款,因此不应有“应”和“不应”及其等效的表述。由于条文中的注、脚注、图注、表注、示例等属于资料性的,一般不应有要求型条款(除非另有说明强调要求),因此也不应使用“应”或“不应”及其等效的表述。

    (4)注意几种否定形式的表述

    不使用“不可”(may not)代替“不应”(shall not)来表示禁止,以避免要求型条款与陈述性条款混淆。“可”不表示“可能”,可的含义是允许,“可能”表示一种“可能性”。

    “可”的否定形式是“不必”,“可不”而不是“不可”,因为“不可”实际上是“不应”的意思。“可能”不是“能”的等效表达形式,“能”只表示“能够”,“可能”则表示事物的属性,即“可能性”。


    六、结束语

    本文所表述的几个“区别”,仅仅是常见的、易于混淆的几个问题,至于标准(规程、规范)文本中其他不规范的问题,如计量单位及其符号

    的使用、标点符号的使用、数字的使用等,虽然有相应标准,但在标准文本中规范性使用仍存在一些问题,这些问题在本文中并未讨论。

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